Система управления нормативной и технической документацией

Подсистема позволяет создавать корпоративный фонд всех документов, необходимых для текущей деятельности предприятия. Фонд содержит как внутренние документы, так и приобретённые внешние — ТУ, международные стандарты и многое другое.

Перечень включенных материалов:

• Внутренние документы (СМК, СТО, инструкции, методики, КД, ОРД)
• Внешние стандарты и технические условия

Решаемые задачи:

• Организация единого доступа к документам
• Обеспечение защиты информации
• Поддержка мультиоператорской работы и классификаторов

Польза для специалиста:

• Ускорение поиска информации
• Снижение количества ошибок и потерь данных
• Упрощение ведения базы знаний предприятия

Возможности:

• Защита от несанкционированного доступа
• Хранение документов в различных форматах
• Настройка гипертекстовых связей
• Формирование списков документов и отчетов

Подсистема «Конструктор нормативных документов» сокращает время разработки внутренних документов за счёт автоматического соблюдения требований к структуре и оформлению. Разработка осуществляется в привычных редакторах (MS Word), но с контролем нормоконтроля.

Перечень включенных материалов:

• Шаблоны документов по ГОСТ 1.5-2001
• Унифицированная терминологическая база
• Редакции и изменения документов

Решаемые задачи:

• Автоматизация нормоконтроля
• Контроль ссылок на документы
• Поддержка SMART-формата

Польза для специалиста:

• Экономия времени 30–40%
• Снижение ошибок и несоответствий
• Возможность работать с требованиями, а не просто с текстом

Возможности:

• Адаптация шаблонов под конкретное предприятие
• Автоматизированные проверки документов
• Создание редакций и изменений
• Интеграция с Единым фондом предприятия

Подсистема позволяет формировать цифровой кабинет для каждого специалиста или подразделения, обеспечивая доступ только к актуальным и необходимым документам.

Решаемые задачи:

• Повышение экспертности специалистов
• Быстрая адаптация новых сотрудников
• Автоматизация подготовки к проверкам и аудитам

Польза для специалиста:

• Работа с точной и актуальной информацией
• Минимизация ошибок
• Ускорение процессов обучения и адаптации

Возможности:

• Настройка фонда по процессам, продуктам, подразделениям
• Автоматизированное обновление реестров документов
• Организация информационных стендов и индивидуального пространства

Модуль позволяет анализировать документы на наличие устаревших ссылок и автоматически определять актуальные заменяющие документы.

Решаемые задачи:

• Исключение человеческого фактора при проверке ссылок
• Ускорение процесса актуализации

Польза для специалиста:

• Уверенность в актуальности документов
• Снижение риска ошибок и штрафов

Возможности:

• Анализ отдельных документов и списков
• Формирование отчетов по ответственным специалистам
• Информация о дате следующего пересмотра

Подсистема обеспечивает полный контроль оборота нормативных документов, учет бумажных копий, рассылку на ознакомление и контроль сроков актуализации.

Возможности:

• Учет копий и контроль их возврата
• Подготовка списков на ознакомление
• Настройка рассылок и контроль ознакомления
• Формирование отчетов по выполнению процедур

Модуль объединяет термины и аббревиатуры внутренних документов с федеральными источниками, создавая единый справочник для специалистов.

Возможности:

• Поиск и сравнение определений
• Гипертекстовые переходы к источникам
• Контроль соответствия внутренних терминов стандартам

Модуль обеспечивает аудит событий и действий пользователей в системе, выявляет несанкционированный доступ, фиксирует операции с документами.

Польза для специалиста:

• Снижение риска утечки информации
• Своевременное расследование инцидентов
• Объективная оценка использования системы

Позволяет создать единое пространство для обсуждения проектов и действующих документов, сбор и обработку замечаний и предложений, с защитой текста от изменений.

Польза для специалиста:

• Минимизация потерь ценных предложений
• Сокращение времени обсуждения
• Повышение прозрачности процесса

Подсистема автоматизирует маршруты согласования, использование электронной подписи и публикацию утвержденных документов в Единый фонд.

Подсистема позволяет создавать планы разработки и актуализации документов, контролировать сроки и ответственных, визуализировать процесс.